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出國參展前奏曲

更新日期: 2015-12-09

出國參展是經貿活動的重要內容,要想成功參展,前期準備至關重要。在此,本刊特將赴國外參展的有關準備工作分幾部分提供給讀者,以供參考。

一、 參展人員出國手續的辦理
一般,持因公護照人員由組展公司統一辦理簽證,參展企業可根據組展公司提供的外經貿部展覽批文(復印件)、出國任務通知書(原件)到當地有關部門辦理出訪手續和申請參展費用,并于組展公司規定的時間前,將材料正本送抵組展公司,以便統一辦理簽證。
簽證材料包括:
a、因公護照
b、出國任務確認件(正本)
c、出訪人員政審批件(正本)
d、光面照片(同護照上一致) 
e、出訪人員名片壹張
f、簽證資料表格組展公司
持因私護照人員在報名參展時請在報名申請表上注明,并盡快將護照資料(護照復印件)提供給組展公司。組展公司提供有關邀請函給參展企業,并協助準備有關申請簽證資料,由參展人員向有關駐華使館申請簽證。博覽會正式邀請函一般在展覽會開始前20天左右寄達參展企業。
申請因私簽證需提供如下個人資料:護照、簽證申請表格、邀請函、費用自理函。第一次持因私護照出國人員,需有所去簽證國家的出境卡。

二、展品的包裝
托運展品的包裝一般使用紙箱,特別注意選用質量好的紙箱,且所有紙箱都必須打包,否則展品在托運過程中易出現損傷。展品箱內嚴禁裝運易燃、易爆、易腐和有毒物品。如果展品出發時隨身自帶,包裝宜用行李箱,不要用紙箱或木箱,以便順利通關。
運輸包裝箱上一般要刷上以下標記(英文):
1、嘜頭(Marks):不同展覽所使用的嘜頭不同,具體根據展覽項目而定,組展公司會另行通知;
2、展覽名稱(Exhibition);
3、參展企業名稱(Exhibitors);
4、參展企業攤位號(或編號)和箱號:根據組展公司安排給各參展單位的攤位號(或編號),箱號寫在公司攤位號(或編號)的后面。例如:某公司的攤位號(或編號)為9A,第一箱為9A-1,第二箱為9A-2……依此類推。此標記一般要求寫在展品箱左上角。
5、 體積(Meas.):長×寬×高(以米為單位)
6、 毛重、凈重(G.W./N.W.):以公斤為單位注:攤位編號是展團自編號,只作為展品發運和制作單證之用,和實際攤位號無關。

三、展品集中
展品運輸時,一般組展公司基本采用指定專業公司作為展品國內運輸代理單位的方式,由他們負責展品的國內集中、報關和遠洋運輸工作。
展品一般在展覽開始前2個月集中到組展公司指定運輸代理單位的倉庫,以便保證展品在展覽開幕前及時運到攤位上。因此,展品集中的時間不能超過組展公司規定。
展品展后一般不安排回運,多由參展商自己處理。如確實需要安排回運,要及早聯系組展單位,所產生的費用由參展企業自己承當。

四、展品運輸單證
展品國內外清關所需單證包括展品清冊、裝箱單、發票。有的國家要求提供原產地證(FORM A或C/O)和衛生防疫證書。
所有單證都必須蓋有公司公章和簽字,在組展公司規定時間內將所要求的單證正本寄抵。如果展品隨身自帶,必須攜帶好全套以上單證,以便過海關檢查時出示。

五、參展人員注意事項
大多數出國展組展單位制定有如下注意事項:
1、一般展團實行“總團管理,分團負責”的管理責任制。各參展企業應自覺配合展團領導工作,遵守紀律和要求。
2、參展人員在外護照和機票由總團統一保管。如果臨時需要借出,必須向總團說明合理理由,并辦理借出手續,用完后立即歸還?!   ?br /> 3、展團人員在外的一切活動必須服從總團的統一領導和安排,不允許擅自離團活動,更不能到展團安排以外的他國活動。人員臨時外出要征得所屬單位在外負責人的同意,并向領導報告。
4、遵守外事紀律,遵守所在國法律,尊重當地的風俗習慣,維護國家尊嚴。
5、遵守博覽會的有關規章制度,不得提前撤展,按博覽會規定處理樣品;展覽期間參展人員認真做好貿易洽談工作,爭取多成交。

六、有關資料
為有效做好展覽的籌備和出展工作,參展企業要詳細閱讀下列資料:展覽會介紹和市場材料、具體籌展日程表、展品運輸詳細聯系辦法、展團在外行程計劃、攤位裝修方案等。另外,參展企業還要準備出國人員簽證資料表格、商業發票、裝箱單、展品清冊等資料。
總之,充分的展前準備是成功出展的重要保障。


附:參展企業參展準備工作日程表
一、參展企業填寫參展申請表
二、參展企業付參展定金
三、送交參展企業資料  展前三個月
四、了解展團出訪路線  展前兩個半月
五、辦理護照等出訪手續  展前兩個月
六、展品報關單證和展品集中發運  展前兩個月
七、參展企業確認攤位位置和裝修方案  展前一個半月左右
八、參展費余額匯入組展公司  展前一個半月
九、集中護照,統一申請簽證  展前一個月
十、展前會議  展團出發前一天或當天
十一、展團出發  展前三天

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